去年年底，一家做工业配件出口的贸易公司找到我们。老板说了一句话：“单子越来越多，但我越来越不知道赚不赚钱。“
项目背景
公司大概20个人，销售5个，跟单3个，财务1个。每天处理30-50个询盘，报价、订单、发货、回款全靠微信群+Excel+个人记忆。
老板的痛点是：每个月底算利润，要对账对到崩溃。因为订单状态分散在每个人手里，销售说发了，跟单说没发，客户说没收到——三方对不上。
我们做了什么
整个项目分了三期，每期一个月左右：
第一期（4周）：订单主线跑通
先不做大而全。只做一条主线——从询盘到订单到发货，把状态串起来。
- 销售录入询盘和报价
- 确认后转正式订单
- 跟单更新发货状态
- 老板能看到每张订单的实时进度
这期做完，老板第一次在周五下午就看到了本周所有订单的状态，不用等到月底。
第二期（4周）：客户和回款管理
- 客户信息从销售个人微信里搬到系统
- 回款状态可追踪（已开票/已回款/逾期）
- 自动生成应收账款提醒
第三期（3周）：报表和权限
- 销售业绩看板
- 订单利润概览
- 不同角色的数据权限
踩过的坑
坑1：销售不愿意录数据
第一周上线，销售觉得录系统比发微信麻烦。解决方式是：先只要求录询盘和订单状态，不要求录所有沟通细节。等他们发现系统能帮他们少被老板催、少被财务问，自然就录了。
坑2：报价逻辑比预期复杂
同一种配件，不同客户价格不同，不同数量折扣不同。这个逻辑梳理花了整整一周。如果一开始就做完整报价引擎，项目会拖很久。最后选择了折中方案：报价金额手动填，但报价历史可查可对比。
坑3：历史数据迁移
公司有3年的Excel订单记录。全迁移成本太高，最后只迁了最近半年的订单和全部客户信息，旧数据保留在Excel里备查。
实际效果
三个月后：
- 老板每周五下午花15分钟看订单看板，知道公司运转情况
- 应收账款逾期率下降了约35%（老板原话）
- 跟单每天少打10+个”货发了吗”的确认电话
- 月底对账从3天缩短到半天
一个关键心得
这个项目能做成，不是因为技术多厉害。系统本身不复杂——就是一个订单管理+客户管理+报表。
能做成的关键，是第一期只做了一个功能：让订单状态能从询盘追踪到发货。如果当时贪心，想做完整ERP，很可能三个月后什么都没跑起来。
如果你也卡在类似问题上——订单靠群聊、回款靠记忆、月底对账靠加班——可以先聊十分钟，帮你判断第一步从哪里切入。
如果你正在考虑做AI落地或数字化转型，但不确定从哪里开始，可以先跟我们聊十分钟。把业务问题说清楚，我们帮你判断第一步该做什么。
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