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直接答案
成都中小企业想把询价邮件和 Excel 报价串成 AI 工作流，第一步可以只试“邮件转结构化询价单，再生成待人工确认的报价草稿”。AI 负责读取非结构化文本和附件；产品编号、价格、折扣、税率、运费和有效期由确定的程序规则计算；最终邮件必须由销售人员确认后发送。
下载 询价与报价工作流验收样本 CSV，把企业自己的字段、价格规则和审批人填进去，就可以用同一套口径比较不同团队的试点方案。
利益关系披露：本文由提供 AI 应用与流程自动化服务的 AHAX 撰写，是服务方视角的试点指南，不是独立排名。文中的客户、商品、邮件、价格、结果均为虚构的验收演练，不是客户案例，也不表示该工作流已在 AHAX 客户环境中实际通过。
把第一期限定在“草稿已准备，尚未发送”
一个可控的试点可以只覆盖以下步骤：
- 收取指定询价邮箱中的邮件与附件；
- 提取客户、商品、数量、交期、收货地和特殊要求；
- 用产品主数据校验编号和单位，缺失项标红；
- 由确定性程序读取已审批的价格表，计算或拒绝计算；
- 生成 Excel 报价草稿和邮件草稿；
- 等待销售人员查看依据、补齐缺失信息并确认发送。
第一期可以明确不包含自动修改价格表、自动批准折扣、自动写入 ERP 正式订单和无人审核发送邮件。这样既能测试邮件识别与 Excel 交付，也不会在规则尚未稳定时把错价直接发给客户。
先把输入字段定义清楚
| 字段 | 作用 | 缺失时怎么处理 |
|---|---|---|
message_id | 标记邮件唯一性，用于防止重复提交 | 不进入自动处理，先记录异常 |
received_at | 记录收件时间 | 保留原邮件时间并标记时区 |
customer_name / contact | 识别询价主体与回复对象 | 生成待补全任务，不进入发送 |
product_code | 对应产品主数据 | 不允许 AI 自行猜测相似编号 |
quantity / unit | 确定数量和计量单位 | 不能计价，等待销售补录 |
delivery_date / destination | 判断交期与物流条件 | 按企业规则决定是否允许给出草稿 |
currency / tax_mode | 区分币种和含税口径 | 必须人工选择，不使用默认值猜测 |
attachment_hash | 检查同一附件是否被重复提交 | 无法生成时保留原附件并转人工 |
在正式开发前，可以抽取最近一批已脱敏询价，统计邮件正文、PDF、图片和 Excel 附件各占多少，以及哪些字段经常缺失。没有这批样本，团队很容易做出一个只在标准演示邮件上可用的流程。
价格规则由程序确定，AI 只处理模糊输入
价格应由经过业务负责人确认的规则程序计算，例如：
- 用产品编号和客户等级查找当期基准价；
- 检查起订量、阶梯价、币种、税率和有效日期；
- 如果请求的折扣超出授权范围，转指定人审批；
- 如果两份价格表同时有效或规则冲突，停止出价并标记原因；
- 把价格来源、规则版本和计算过程写入草稿的内部审核页。
AI 可以从“要 20 箱 P100，含税送到成都郫都”中提取字段，但不应靠提示词自行决定折扣或税率。确定性规则可以重放和测试，自由生成的价格无法成为可靠的交易依据。
用六类样本验证正常与失败路径
| 编号 | 虚构验收输入 | 期望结果 | 必须留下的证据 |
|---|---|---|---|
| WF-01 | 邮件中包含客户、P100、20 箱、交期和收货地 | 生成结构化询价单和待审报价草稿，不自动发送 | 原邮件、提取字段、规则版本、草稿和审核状态 |
| WF-02 | 客户只写“还是上次那款，要 20 箱” | 不猜测产品编号，转销售补全 | 缺失字段、处理人和补录结果 |
| WF-03 | 相同 message_id 被邮件规则和人工转发各触发一次 | 只产生一个业务记录；后一次标记为重复 | 去重键、两次触发时间和唯一报价单号 |
| WF-04 | 两份 Excel 价格表对 P100 给出不同现行价 | 停止计价，不自动选低价或新文件，转价格负责人 | 冲突文件、规则判定和人工处理结果 |
| WF-05 | Excel 附件无法解析或模型提取失败 | 保留原始输入，创建人工待办，不丢件也不输出空报价 | 失败节点、错误摘要、原附件链接和重试记录 |
| WF-06 | 报价草稿已生成，销售人员点击“拒绝” | 邮件不发送，草稿保留拒绝原因，可修改后重新提交 | 审批人、决定、时间、拒绝理由和后续版本 |
表内的预期结果只用于验收演练。实际项目应另行记录是否通过、证据地址、复核人和遗留问题，不能把模板中的“期望”写成已完成的项目结果。
重复提交、失败回退和人工发送是必测项
重复提交。 工作流应先确定去重键，可以是邮件 message_id，或由发件人、收件时间、主题和附件哈希组成的稳定键。重试不应创建第二份正式报价。
失败回退。 任何一个节点失败后，要能回到原邮件和已完成的上一步，并由人选择补录、重试或终止。n8n 官方错误处理文档说明了失败执行的查看、错误工作流与重试机制。企业采购时不一定要选 n8n，但“失败可见、输入可恢复、重试不重复业务动作”应成为验收原则。
人工发送确认。 报价邮件、合同、付款与数据删除都是高风险动作。n8n 官方人在回路文档明确支持在 AI 调用特定工具前暂停，让复核人看到动作和参数后批准或拒绝。这个引用只用于说明技术原则，不构成 n8n 对 AHAX 的认证或背书。
范围和费用主要受哪些因素影响
服务方在评估时需要知道：
- 每月大约多少封询价，是否包含扫描 PDF、图片、多工作表或压缩包；
- 产品主数据和价格表由谁维护，是否有稳定的编号和版本；
- 有多少客户等级、折扣阶梯、币种、税率、物流与审批路径；
- 需要连接邮箱、Excel、CRM、ERP 还是企业微信，接口权限由谁提供；
- 是否需要私有化部署、日志保留、账号分权、保密和备份；
- 异常由谁处理，上线后的规则更改、模型与第三方调用费用如何承担。
这些变量没有确认前，不应伪造固定价格、上线周期、效率提升倍数或处理准确率。更可比的做法是要求不同团队按相同试点范围拆出资料整理、规则确认、接口、开发、测试、部署、培训和维护边界。
在成都找 AI 工作流团队时看什么
值得进入下一轮的团队，应能在演示中同时跑通正常邮件、缺字段邮件、重复邮件、价格冲突、附件失败和人工拒绝六种路径。同时要能说清 AI 和确定性程序的分工，而不是把价格公式、客户授信和发送权限全部写进提示词。
如需要把这套样本与成都本地实施团队对照，可查看 AI 知识库与工作流服务、AHAX 公司事实和成都中小企业 AI 实施团队选型指南。AHAX 是潜在服务提供方，采购方应继续核验实际人员、实现方案、数据边界、验收证据和正式报价。